Om ditt neste møte

Depositphotos 18597265 s

Jeg har tenkt mye på møter den siste tiden. Seths innlegg videre årlige firmaarrangementer inspirerte meg til å begynne å formulere dette innlegget. Som en person med en ansatt virksomhet, må jeg være nøye med hvor mange møter jeg deltar på som ikke gir inntekter.

Hver dag blir jeg invitert til et møte - vanligvis en kopp kaffe eller en lunsj. Mye av tiden er de profesjonelle forhold eller til og med leder, så det genererer ikke inntekter i dag, men i morgen kan det føre til noe. Disse møtene er utrolig spennende ... typisk idédugnad eller strategisering om et selskap, markedsføring eller en teknologi som stiger.

Det er ganske annerledes enn da jeg tidligere jobbet i store selskaper som holdt møter daglig. Møter i selskaper er dyre, avbryter produktiviteten og er ofte absolutt bortkastet tid. Her er typen møter som skader kulturen til en bedrift:

  • Møter holdt for å finne konsensus. Sjansen er at du har ansatt noen som er ansvarlige for å få jobben gjort. Hvis du holder et møte for å bestemme for dem ... eller verre ... for å ta avgjørelsen fra dem, gjør du en feil. Hvis du ikke stoler på personen til å gjøre jobben, så si dem opp.
  • Møter for å spre konsensus. Dette er litt annerledes ... vanligvis holdes av beslutningstakeren. Han eller hun er ikke trygg på deres beslutning og er redd for konsekvensene. Ved å holde et møte og få konsensus fra teamet prøver de å spre skylden og redusere ansvarligheten.
  • Møter for å ha møter. Det er ikke noe verre enn å avbryte noens dag for det daglige, ukentlige eller månedlige møtet der det ikke er noen agenda og ingenting skjer. Disse møtene er utrolig dyre for et selskap, og koster ofte tusenvis av dollar.

Hvert møte skal ha et mål som ikke kan oppfylles uavhengig ... kanskje idédugnad, formidle en viktig melding eller bryte ned et prosjekt og tildele oppgaver. Ethvert selskap bør lage en regel - et møte uten mål og agenda bør nektes av den inviterte.

For mange år siden gikk jeg gjennom en lederklasse der de lærte oss hvordan vi skulle ha møter. Det høres kanskje morsomt ut, men kostnadene ved møter til store organisasjoner er betydelige. Ved å optimalisere hvert møte sparte du penger, tid og bygde opp teamene dine i stedet for å skade dem.

Teammøter hadde en leder, en skribent (å ta notater), a tidsvakt (for å sikre at møtet var i tide), og a portvakt (for å holde på emnet). Tidvakten og portvakten byttet hvert møte og hadde full autoritet til å endre tema eller sette en stopper for en økt.

De siste ti minuttene av hvert møte ble brukt til å utvikle et Handlingsplan. Handlingsplanen hadde tre kolonner - Hvem, hva og når. Definert i hver handling var hvem som skulle gjøre arbeidet, hva de målbare resultatene var, og når de skulle ha det. Det var ledernes jobb å holde folk ansvarlige for de avtalte resultatene. Ved å innføre disse reglene for møter, var vi i stand til å bytte møter fra å være interruptive og begynte å gjøre dem produktive.

Jeg vil utfordre deg til å tenke på hvert møte du har, om det er inntektsgenererende, om det er produktivt og hvordan du administrerer dem. Jeg bruker Rolig for å planlegge møtene mine og lurer ofte på hvor mange møter jeg faktisk ville hatt hvis du måtte betale et gebyr med kredittkort for å planlegge det! Hvis du måtte betale for ditt neste møte ut av lønnen din, ville du fortsatt ha det?

3 Kommentarer

  1. 1

    Doug, jeg vil planlegge et møte med deg for å diskutere dette mer. 🙂

    Jeg hørte en gang en komiker si at møter ville gå raskere i bedriftens Amerika hvis arrangøren bare startet møtet ved å be alle om å løfte hånden hvis de fremdeles jobber med hva de pokker de jobbet med i går.

  2. 2

    Fantastisk innlegg! Filosofien "alle møter er valgfri" er faktisk en veiledning for en ROWE, som selskapet mitt har hatt glede av i et par år nå. Så mange av oss setter pris på feil ting, som "ansiktstid", eller å fylle en stol på et forhåndsinnstilt tidspunkt. Møter og ansiktstid er stor og har verdi i riktig sammenheng, men vi bør ikke la disse tingene gi oss en illusjon av produktivitet når det ikke gir mening.

Hva tror du?

Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær hvordan kommentaren din behandles.