Sjekklisten din for en vellykket teknologifestival!

PD2 1565

Denne siste helgen sparket vi av den første Musikk, markedsføring og tech Midtvesten Begivenhet (#MTMW) - en begivenhet her i Indianapolis for å samle inn penger til leukemi- og lymfomforeningen til minne om faren min som vi mistet i fjor. Dette er den første hendelsen jeg noen gang har satt på, så det var ganske skremmende. Imidlertid gikk det uten problemer, og jeg vil gi innsikt til andre om hvorfor det var så vellykket.

Vi bestemte oss for å gjøre en teknologifestival heller enn den gjennomsnittlige, kjedelige konferansen, slik at folk kan slappe av og være sosiale med hverandre i stedet for å kjede seg til tårer av det neste dårlige Powerpoint. Deltakere kan fortsatt ha en og en gang med sponsorer for å evaluere tilbudene deres ... men uten talene.

  • Veldedighet - uavhengig av arrangementet ditt, kan du gjøre det bra ved å sikre at noen inntekter fra arrangementet går til en bestemt veldedighet. I vårt tilfelle donerte vi 100% av inntektene til leukemi og lymfom-samfunnet. Vi fikk til og med deltakerne til å starte sine egne pengeinnsamlingsinitiativer som kombinerte med våre! Takk # run4doug
  • Sponsorer - å ha en veldedighet gjorde det mulig for oss å gå ut og finne sponsorer for skilting, gavekort, personale, mat og musikk. Vi jobbet med sponsorer for å se hvordan vi kunne holde pakker til en lav pris ved å handle med dem - og det fungerte!
  • Venue - riktig sted er kritisk. Vi valgte Rathskeller i Indianapolis - et fantastisk midtpunkt i en trendy bydel med tilgang fra overalt - den hadde en ølhage, en bar og et ballrom - alt med scener og lyd for å drive musikk. Personalet var der for å gjøre det til en suksess og overgikk alle forventninger.
  • PR - Dittoe PRjobbet utrettelig i flere måneder for å få kontakt med lokal TV, radio, aviser og nettbaserte medier for å promotere arrangementet. Arrangementet var en massiv suksess takket være deres innsats!
  • Sosiale medier - Vi postet nesten hver dag på siden vår og gjennom sosiale medier for å fortsette å lokke folk til å komme. Vi annonserte også på Facebook og Twitter for å øke bevisstheten. Vi jobbet med Nettstedsstrategi, lokale søkeksperter som promoterte arrangementet sosialt og på vår markedsføring radioprogram.
  • musikk - Et mangfoldig utvalg av musikk ... fra Blues til Bluegrass og Folk til Jazz var til stede. Vi kjørte til og med en HD-virtuell konsert i teknologisalen vår fra Atmosfære.
  • event Management - Steve Gerardi er en lokal arrangør og visste alt som trengte planlagt og utført ned til minste detalj. Han var intet mindre enn fantastisk gjennom hele planleggingen og gjennomføringen av arrangementet.
  • Online registrering - Deltakere kunne betale online, og vi hadde en besøksliste ved porten, sammen med en iPad der de kunne betale med kredittkort. I stedet for billetter distribuerte vi fargekodede håndleddbånd der sponsorene, voksne, barn og band alle hadde sin egen farge for enkel identifikasjon.
  • Signage - Vi trengte salgsfremmende artikler, kart, et rødt teppe bakteppe for bilder, bannere og flyers ... og samarbeidet med et utrolig selskap PERK for å få de gjort.
  • Premiene - PERK programmerte sine FATWIN kiosker på arrangementet der alle deltakerne kunne registrere seg og vinne premier. Dette økte fottrafikken til teknologihallen vår og deltakerne gikk alle hjem med en premie!
  • Lyd - Jeg kan ikke understreke hvor viktig lyden var. Med den rette balansen mellom musikk og mennesker, hadde alle en eksplosjon på arrangementet uten at det var for høyt. Folk var i stand til å ha samtaler og fremdeles høre det fantastiske talentet som spilles i bakgrunnen. Teknologihallen var nede i et hakk slik at sponsorer skulle få mer oppmerksomhet. Pyramid Sound Works ledet av Mike Ottinger ledet lyden og det var fantastisk!
  • T-skjorter - The Art Press designet en minnet-T-skjorte for festivalen som var utsolgt (men du kan fortsatt bestille dem online her til 10. mai). Personalet hadde t-skjorter med PERSONALE trykt på baksiden. Art Press satte også opp et varebord som godtok kredittkort og til og med bygde online bestillingssiden slik at folk kunne kjøpe en skjorte senere!
  • Mat drikke - for å kontrastere den fantastiske tyske menyen, vervet vi også en fantastisk lokal New York Pizzeria å parkere matbilen sin ved porten til arrangementet. Begge arenaene sa at de gjorde fantastiske salg gjennom hele ... og publikum var sulten! Mens en del av lokalet var en bar, hadde vi også ballrommet tilgjengelig hvis folk ikke var komfortable rundt å drikke.
  • Ladestasjoner - Alle har en telefon, og de trenger alle belastning. Heldigvis for oss, Powerqube leverte en pall med sine fantastiske smarte ladere, og alle kunne ta bilder og dele dem hele dagen! Døde batterier betyr at det ikke er deling !!!
  • Video og bilder - vi hentet inn beste begivenhetsfotograf i staten, Paul D'Andrea. Og vi hadde Isaac Daniel, en dyktig videograf som spesialiserer seg på historiefortelling, kommer med et team, en samling kameraer og GoPros og non-stop energi. (Videoer blir lastet ned og blandet mens jeg skriver dette).

kunstpress-t-skjorte

Hva har vi savnet?

Selv om det var en flott begivenhet, tror jeg vi savnet et par ting:

  1. programmer - Et miniprogram ville vært flott å ønske folk velkommen, med viktige lenker, beskrivelser av sponsorer og en tidsplan for dem!
  2. Sponsorbesøk - Jeg tror at et kort i bingostil der folk måtte få et stempel fra hver sponsor for å kunne spille FATWIN, ville ha drevet mer trafikk til hver teknologiboks.

Bare et notat - jeg ble nominert til Årets mann og kvinne kampanje, og du kan fortsatt doner til og med 10. mai!

Hva tror du?

Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær hvordan kommentaren din behandles.