Arbeidsflyter: beste fremgangsmåter for automatisering av dagens markedsavdeling

Arbeidsflyt

I en tid med innholdsmarkedsføring, PPC-kampanjer og mobilapper, har antikke verktøy som penn og papir ingen plass i dagens dynamiske markedsføringslandskap. Men gang på gang går markedsførere tilbake til utdaterte verktøy for sine viktige prosesser, og etterlater kampanjer sårbare for feil og feilkommunikasjon.

Implementering automatiserte arbeidsflyter er en av de smarteste måtene å luke ut disse ineffektivitetene. Med bedre verktøy på plass kan markedsførere finne og automatisere sine mest repeterende, tungvint oppgaver, og minimere risikoen for feil og skape et sikkerhetsnett for å forhindre at dokumenter går tapt i en innboks. Ved å effektivisere arbeidsflytene får markedsførere timer tilbake i uken for å planlegge og gjennomføre detaljerte kampanjer raskere og mer effektivt.

Automatisering er et enkelt utgangspunkt for å skyve vanlige aktiviteter, fra kreative konseptgjennomganger til budsjettgodkjenninger, inn i fremtiden. Imidlertid er ingen transformasjon uten sine utfordringer. Dette er to av de viktigste smertepunktene organisasjoner møter når de går videre med automatisering av arbeidsflyt, og hvordan markedsførere kan navigere rundt dem:

  • Utdanning: Vellykket adopsjon arbeidsflyt automatiseringsteknologi avhenger av å ha støtte fra hele avdelingen (eller organisasjonen). Innovativ teknologi - og spesielt automatisering - har gitt bekymringer om jobbsikkerhet siden den industrielle revolusjonen. Denne angsten, som ofte ikke stammer fra teknologien, men fra enkel frykt for det ukjente, kan spore adopsjonen før den begynner. Jo flere markedsføringsledere utdanner teamene sine om verdien av automatisering, desto lettere blir det å avlaste endringsstresset. I begynnelsen av utdannelsesprosessen må automatisering plasseres som et verktøy som eliminerer de uønskede elementene i markedsførers jobber. , ikke som en maskin som skal erstatte den enkelte. Automations rolle er å fjerne de store oppgavene som lange e-postkjeder gjennom en godkjenningsprosess. Rollespesifikke demonstrasjoner eller treningsøkter er en måte å la ansatte se på førstehånd hvordan må arbeidsdagen deres forbedres. Å kvantifisere tid og krefter personalet vil spare på vanlige oppgaver, som å gjennomgå kreative redigeringer eller kontraktsgodkjenninger, gir markedsførere en mye mer håndgripelig forståelse av hvordan teknologien vil påvirke deres daglige.

    Men utdanning kan ikke ende med et halvdagers møte eller trening. Å la brukerne lære i sitt eget tempo gjennom en-til-en-coachingøkter og online ressurser, gir markedsførere muligheten til å ta ansvar for adopsjonsprosessen. På det notatet bør markedsførere være nøye involvert når de utvikler disse ressursene. Selv om beslutningen om å bli digital kan komme ovenfra og ned, og IT-avdelingen sannsynligvis vil være de som utvikler arbeidsflytene, vil markedsførere til slutt kjenne deres brukssaker og prosjektbehov best. Å lage læringsmateriell skreddersydd til markedsavdelingens spesifikke aktiviteter i stedet for IT-sjargong, gir sluttbrukere en grunn til å være mer investert i adopsjonsarbeidet.

  • Definerte prosesser: Regelen "søppel inn, søppel ut" gjelder helt automatisering av arbeidsflyt. Å automatisere en ødelagt eller dårlig definert manuell prosess løser ikke det underliggende problemet. Før arbeidsflyter kan digitaliseres, må markedsavdelingene kunne kodifisere prosessene sine for å sikre at innledende oppgaver utløser passende sekvensielle handlinger. Mens de fleste selskaper forstår arbeidsflytene sine generelt, inkluderer disse prosessene vanligvis en rekke tilsynelatende små skritt som tas for gitt og ofte glemmes under den digitale overgangen. For eksempel søker markedsavdelinger vanligvis flere kopieringsredigeringer på et enkelt sikkerhetsstykke før flytter til utskriftsfasen. Fremgangsmåten mot avmelding og partene som er involvert i redigeringsprosessen kan imidlertid variere sterkt i flere avdelinger. Hvis markedsførere er i stand til å kodifisere den unike prosessen for hver oppgave, er det enkelt å etablere en arbeidsflyt.

    Å automatisere enhver forretningsprosess krever en dyp forståelse av trinnene, menneskene og styringen som er involvert for å unngå tvetydighet som kan påvirke det endelige resultatet negativt. Når arbeidsflytteknologi blir satt i verk, bør markedsførere være kritiske når de undersøker effektiviteten av automatiserte prosesser sammenlignet med deres manuelle kolleger. I beste fall er automatisering av arbeidsflyt en iterativ innsats som hjelper markedsføringsavdelingene med å forbedre seg kontinuerlig.

Uendelige muligheter

Å etablere automatiserte arbeidsflyter kan være utgangspunktet for en større digital overgang på arbeidsplassen. Markedsføringsavdelinger blir ofte holdt som gisler av reduserte og ineffektive arbeidsflyter, noe som gir mindre tid til kampanjeplanlegging og implementering. Når automatisering er grundig planlagt og implementert med full kunnskap om utfordringene som kan oppstå, er det et skritt i riktig retning. Når arbeidsflyter er på plass og går som de skal, kan markedsførere begynne å nyte den økte produktiviteten og samarbeidet som følger med definerte automatiserte arbeidsflyter.

SpringCM arbeidsflytdesigner

SpringCM arbeidsflytdesigner gir en moderne brukeropplevelse for å sette opp arbeidsflyter for handlinger utført på en fil, mappe eller til og med fra eksterne systemer som Salesforce. Automatiser administrative oppgaver, start avanserte arbeidsflyter, eller merk dokumenter og rapporter. For eksempel kan du opprette regler for automatisk å dirigere et individuelt dokument eller en gruppe relaterte dokumenter til en bestemt mappe. Eller definer søkbare, egendefinerte koder som synkroniseres med CRM-systemer (Customer Relationship Management) og automatisk lenker til visse dokumenter for å hjelpe til med sporing og rapportering.

SpringCM arbeidsflytmal

Smarte regler lar deg gjøre betydelig prosessautomatisering med liten eller ingen koding. Rut kontrakter eller dokumenter automatisk til personer i eller utenfor teamet ditt. Avanserte arbeidsflyter er spesielt nyttige under generering av kontrakt eller dokument når du kan bruke forhåndsdefinerte data for å redusere menneskelige feil, automatisere distribusjon for godkjenning og arkivere godkjente versjoner med minimal brukerinteraksjon.

Nøyaktig søking gjør det mulig for brukere å raskt spore et dokument ved å søke etter metadata som startdato for kontrakten eller kundenavnet. Du kan definere hvordan du merker dokumenter i henhold til deres spesifikke forretningsbehov. Disse kodene kan synkroniseres med CRM-er for å holde salgsteamene i arbeid med samme kundedata, og de kan brukes til å spore kontrakter som inneholder ikke-standardiserte eller forhandlede klausuler.

Hva tror du?

Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær hvordan kommentaren din behandles.