Effektiviser virksomheten din med Google Apps

bildet 1

Alle som kjenner meg, vet sikkert at jeg er en stor fan av Google Apps. Også fullstendig informasjon SpinWeb er en Google Apps autorisert forhandler, så vår forpliktelse til produktet er ganske klar. Det er mange gode grunner til å være begeistret for Google Apps, men ... spesielt som en liten bedrift.

Google Apps er virkelig en erstatning for Microsoft Office. Når jeg forteller folk dette, er de noen ganger veldig skeptiske, og det er derfor jeg gjør en helhet seminar på temaet for å kaste mer lys over emnet. En bedrift som hopper til Google Apps vil ha investert i en infrastruktur som inkluderer e-post, kalender, dokumentadministrasjon, videokonferanser og kontaktadministrasjon som konkurrerer med Microsoft Exchange til en brøkdel av kostnaden. La oss ta en titt.

Google-e-post: Kraftig alternativ til Exchange

E-posten inn Google Apps er Gmail som vi alle kjenner og elsker. Imidlertid lar Google Apps deg merke e-posten din med firmaets domenenavn for å sikre at den er profesjonelt merket. Ingen vil bruke forbruker-e-post til forretninger, ikke sant? Google Apps er Gmail for bedrifter, og inneholder noen tilleggsfunksjoner som tilpasset spamfiltrering og vedleggspolicyer. Den inkluderer også migreringsverktøy som gjør det lettere å migrere fra Exchange. E-post er tilgjengelig via Internett, e-postklient (som Outlook eller Apple Mail) og mobilenhet. Standardkvoten for hver bruker er 25 GB, noe som er veldig sjenerøst.

I tillegg er spam- og virusfiltrering i Googles e-post virkelig den beste i bransjen. Jeg ser sjelden falske positive, og de fleste uønskede e-poster blir fanget og filtrert. Å flytte til Google Apps eliminerer virkelig behovet for filtreringsløsninger fra tredjeparter.

Kalender som de store guttene

Kalenderfunksjonene i Google Apps er utrolig. Organisasjoner kan planlegge møter med både mennesker og ressurser (som konferanserom, projektorer osv.) Med bare noen få klikk. Teammedlemmer kan også se andre ansattes tidsplaner og se ledig / opptatt informasjon veldig enkelt. Dette gjør planlegging av møter i organisasjonen et øyeblikk. Møtepåminnelse kan sendes via e-post eller tekstmelding og kan tilpasses av hver bruker.

En full kontorsuite i skyen

Jeg blir veldig spent på Docs-funksjonen i Google Apps. De fleste organisasjoner bruker Word, Excel og PowerPoint som standard kontorprogramvare. Dette betyr å installere programvaren på alle datamaskiner, samt støtte og vedlikeholde den. Dette kan bli dyrt. Alt dette kan forsvinne med Google Dokumenter. Organisasjoner kan nå lagre alle dokumenter på ett sted og organisere dem på noen veldig smarte måter.

Det fine med Google Docs er at det eliminerer frustrasjonen om "hvem har den nyeste versjonen av dette dokumentet?" Med Google Docs blir alle dokumenter opprettet direkte i systemet, og det er bare en kopi av et gitt dokument til enhver tid. Ansatte kan samarbeide om dokumenter og gjøre endringer, og alle revisjoner blir sporet slik at du alltid kan rulle tilbake til tidligere versjoner og se hvem som gjorde hva.

Organisasjoner kan plassere hele dokumentbiblioteket på Google Dokumenter og gå 100% papirløst siden du kan laste opp hvilken som helst filtype. Den blir enten konvertert til et redigerbart Google Doc eller bare lagret på filserveren. Google Docs gir deg en filserver, delt stasjon og kontorpakke alt i ett uten maskinvare eller programvare å bekymre deg for.

Bli personlig med Google Chat

En annen fin funksjon av Google Apps er videochatfunksjonen. Enhver ansatt med et webkamera kan delta i en videokonferansesession med en annen bruker for å gjøre samarbeidet enklere. Kvaliteten er utmerket, og du kan til og med konferere med andre Google-brukere utenfor firmaet ditt. Det er ikke like fancy som noen av bedriftens videokonferanseløsninger, men det fungerer veldig bra og er en flott løsning for de fleste brukere.

Den mobile arbeidsstyrken

Alle funksjonene i Google Apps fungerer veldig bra med mobile enheter. IPhone-kalenderen min er synkronisert sømløst med Google-kalenderen min, og jeg kan også trekke opp hvilket som helst dokument på telefonen min. Jeg kan til og med redigere dokumenter fra telefonen min! Hva dette betyr er at jeg kan bære alle av firmadokumentene mine med meg overalt jeg går. Ja, det stemmer - hvert dokument i selskapet mitt er nå tilgjengelig på telefonen min. E-post fungerer også sømløst og gjør det veldig enkelt å kommunisere på veien.

Skyens sikkerhet

Et av de beste salgsargumentene til Google Apps er det faktum at det ikke kreves investering av maskinvare for å kjøre. Alt er vert i Googles datasentre, og grensesnittet er kryptert med SSL. Dette sparer ikke bare mye penger, men gjør organisasjonen din mye mer fleksibel. Virtuelle ansatte kan bli med i systemet hvor som helst, flytting av kontorer blir mye enklere, og dataene dine er mye tryggere enn de ville vært på kontoret. Jeg liker å tulle med at kontoret vårt kan brenne ned i morgen, og vi vil kanskje ikke engang merke det fordi systemene våre vil fortsette å fungere.

Et smart valg for organisasjoner

Forretningsversjonen av Google Apps koster $ 50 per bruker per år og kan settes opp veldig raskt. Jeg har aktivert kontoer og hatt klientene mine i gang i løpet av noen dager. Hvis du opplever kommunikasjonssmerter med ditt nåværende system, vil gå papirløs, trenger å samarbeide bedre med teammedlemmene eller bare ønsker å starte sparer penger på kontorprogramvarenJeg vil oppfordre deg til å prøve Google Apps.

Gi meg beskjed hvis jeg kan hjelpe. Jeg vil gjerne høre dine erfaringer med Google Apps også, så legg igjen en kommentar nedenfor!

4 Kommentarer

  1. 1

    Amen. Vi driver hele selskapet vårt (http://raidious.com) på Google Apps, og vi har ikke hatt noen problemer - veldig positiv opplevelse. Jeg skulle ønske de ville lage et prosjektledelses- / arbeidsflytverktøy og et CRM-verktøy for å gå sammen med det!

  2. 2
  3. 3

    Jeg anbefaler Google Apps for alle klientene mine, uansett størrelse. Jeg har også satt dem opp for en rekke av dem, så jeg må sjekke ut prosessen med autorisert forhandler. En av de fine tingene jeg la merke til i hosting med MediaTemple er at jeg kan administrere alle DNS-innstillingene hos verten. Domeneregistratoren min tar betalt for avanserte DNS-innstillinger, så jeg har spart et par dollar der.

  4. 4

    Diito! Jeg forlot Outlook 1. januar 2010. Det var en bevisst beslutning og en forretningsbeslutning å gjøre det. Jeg gikk ut av Google Apps og har ikke angret på det i det hele tatt. Jeg oppfordrer også alle mine klienter til å "GO GOOGLE" - det er fornuftig på mange måter å gjøre det.

Hva tror du?

Dette nettstedet bruker Akismet for å redusere spam. Lær hvordan kommentaren din behandles.